In de huidige economie worden papieren facturen steeds meer vervangen door hun digitale tegenhangers. Dit geldt niet alleen voor B2B of B2C transacties, maar ook voor de zogenaamde B2G transacties: de overheidsopdrachten.

In dit artikel bespreken we kort wat de elektronische facturatie inhoudt, waarom en vanaf wanneer dit verplicht is en hoe je zelf aan de slag kan gaan.

Wat is elektronische facturatie?
Elektronische facturatie, ook gekend als e-invoicing of e-facturatie is de nieuwste stap in het digitaler maken van overheidsopdrachten. Hoewel dit al was ingevoerd, raakt het meer en meer vertrouwd en wordt het toepassingsgebied ook verder uitgebreid.

Een elektronische factuur is een factuur die digitaal wordt opgesteld, verzonden en ontvangen, en die is gestructureerd op een manier die geautomatiseerde en elektronische verwerking mogelijk maakt via het PEPPOL Europese e-facturatie netwerk. Deze e-facturen moeten minimaal de volgende essentiële elementen bevatten:

1. Proces- en factuurkenmerken
2. Factuurperiode
3. Informatie over de verkoper
4. Informatie over de koper
5. Informatie over de begunstigde van de betaling
6. Informatie over de fiscaal vertegenwoordiger van de verkoper
7. Verwijzing naar de overeenkomst
8. Leveringsdetails
9. Betalingsinstructies
10. Informatie over kortingen of toeslagen
11. Informatie over de factuurposten
12. Totalen op de factuur
13. Uitsplitsing van de btw per tarief

Eenvoudige beeldbestanden, zoals PDF’s, voldoen niet aan deze eisen. Enkel machine-leesbare facturen die automatische en digitale verwerking mogelijk maken als conform worden beschouwd. Lees verder om te weten te komen hoe je deze opstelt.

Waarom de verplichting voor elektronische facturatie?
De veranderingen in de wetgeving zijn ingevoerd om te voldoen aan de Europese richtlijn 2014/55/EU van 16 april 2014. De Europese Commissie streeft ernaar elektronische facturatie de standaardmethode te maken binnen de Europese Unie.

What’s in it for me?
Elektronische facturatie biedt verschillende voordelen:

1. Verbeterde transparantie: Het verplicht maken van elektronische facturatie zorgt ervoor dat aanbesteders en ondernemers moeten investeren in systemen voor elektronische verwerking. Dit verbetert de traceerbaarheid van facturen en vermindert fraudekansen.
2. Minder geschillen: Elektronische facturen maken effectievere communicatie en correcties mogelijk, waardoor het aantal geschillen tussen aanbesteders en ondernemers wordt verminderd.
3. Milieuvriendelijk: Elektronische facturatie vermindert het gebruik van papier. Afdrukken van een factuur en het verzenden met de post is niet meer nodig. Dit leidt tot milieubesparingen en minder CO2-uitstoot.

Vanaf wanneer geldt deze verplichting?
Voor alle opdrachten vanaf 30.000 euro geldt de verplichting tot elektronische facturatie reeds.
Voor de beperkte opdrachten, vanaf 3.000 euro gaat de verplichting in vanaf 1 maart 2024. Wees voorbereid!
Weet ook dat aanbesteders de mogelijkheid hebben om strengere maatregelen in te voeren, zij kunnen dus reeds vroeger elektronische facturatie opleggen, op voorwaarde dat dit uitdrukkelijk wordt vermeld in de opdrachtdocumenten.

De verplichting tot elektronische facturatie is dus een belangrijke stap in de modernisering van overheidsbeheer, met voordelen voor transparantie, efficiëntie en het milieu. Ondernemers moeten zich bewust zijn van deze veranderingen en zich voorbereiden op een soepele overgang naar elektronische facturatie in overheidsopdrachten.

Hoe doe je dit nu concreet?
In de afgelopen jaren zijn er diverse facturatiepakketten op de markt verschenen die specifiek gericht zijn op bedrijven met verschillende factuurbehoeften. Of je nu veel of weinig uitgaande facturen hebt, veel of weinig overheidsklanten bedient, al dan niet beschikt over een ERP-systeem, er is altijd een geschikte optie beschikbaar voor jouw bedrijf.

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over e-facturatie? Neem dan vrijblijvend contact op met onze partner, Yasmine D’hanis van MINRO Legal via info@minro-legal.be.

MINRO Legal is een adviesbureau gespecialiseerd in overheidsopdrachten. We richten ons op ondernemers en aanbesteders die nieuw zijn in de materie of die willen optimaliseren. We streven ernaar praktische oplossingen te bieden die succes bevorderen, met concreet advies dat onmiddellijk rendeert. Bij ons kan je terecht voor to-the-point advies en persoonlijke begeleiding.