Waarop moet je letten als je als ondernemer een verzoek tot prijsverantwoording ontvangt?

Bij het onderzoek van de offertes zal de aanbestedende overheid ook steeds een prijs- en kostenonderzoek voeren. Hierbij analyseert zij o.a. de globale offerteprijs en de eenheidsprijzen in de offerte. Indien de aanbestedende overheid meent dat er abnormale prijzen kunnen worden vastgesteld in een offerte, zal zij de betrokken ondernemer hierover ondervragen en een prijsverantwoording opvragen. Dit geldt zowel voor schijnbaar abnormaal hoge, maar ook voor schijnbaar abnormale lage prijzen.

De prijsverantwoording moet door de ondernemer worden bezorgd binnen de 12 dagen. 

Waar moet je als ondernemer oog voor hebben bij het opstellen van een prijsverantwoording? Met andere woorden, wat is een goede prijsverantwoording?

Een goede prijsverantwoording is er één die concreet én onderbouwd is. De bewijslast ligt daarbij bij de inschrijver.

Dat heeft de Raad van State in een recent arrest van begin dit jaar nogmaals bevestigd (RvS nr. 258.445 van 15 januari 2024). In die zaak moest een advocaat (ja, ook advocaten moeten hun prijzen verantwoorden) zijn schijnbaar abnormaal lage tarieven verantwoorden. De advocaat in kwestie had voor zijn junior en senior medewerkers hetzelfde (lage) uurtarief opgegeven in zijn offerte. De prijsverantwoording die hij indiende bleek echter niet afdoende te zijn en zijn offerte werd dan ook als substantieel onregelmatig beschouwd. De advocaat had volgens de Raad onvoldoende concrete elementen aangehaald in zijn prijsverantwoording en had zich beperkt tot vage stellingen.

Wat kunnen we leren uit deze zaak? Een goede prijsverantwoording is er één waarmee jij aantoont dat de prijzen waarvoor verantwoording werd gevraagd, niet abnormaal zijn. Dit doe je op grond van objectieve en concrete elementen die met jou, je bedrijf en/of de opdracht verband houden en die bovendien alleen voor jou gelden. Vage verwijzingen volstaan in dit kader niet.

De wetgeving somt op niet-limitatieve wijze enkele elementen op waarnaar verwezen kan worden in een prijsverantwoording. Wanneer je (één van) deze elementen inroept, moet je natuurlijk ook telkens de koppeling maken naar de concrete opdracht of elementen die alleen voor jou van toepassing zijn:

1. de doelmatigheid van het bouwproces, van het productieproces van de producten of van de dienstverlening. Louter stellen dat je je prijsverantwoording steunt op “de doelmatigheid van je dienstverlening” is niet voldoende! Je moet concreet aantonen wat het verband is met de prijs(verantwoording) en het onderscheidend karakter van deze elementen aannemelijk maken, specifiek in het licht van de betrokken opdracht.
2. de gekozen technische oplossingen of de uitzonderlijk gunstige omstandigheden waarvan de inschrijver kan profiteren bij de uitvoering van de werken, de levering van de producten of het verlenen van de diensten. Ook dit moet je concreet aantonen, specifiek voor jouw situatie en de opdracht.

   Bv. (werken) Je verantwoordt een nulprijs of een hele lage prijs door te verwijzen naar uitzonderlijk gunstige omstandigheden want je rekent geen kosten aan voor het afvoeren van de grond omdat je deze grond kan hergebruiken voor een ander project.

   Bv. (leveringen)Jouw magazijnen liggen dichter bij de werfzone dus je rekent geen extra uren aan voor de verplaatsing en levering.

   Bv. (diensten) Je gebruikt software dat je zelf ontwikkelt hebt en dus lagere kosten voor aanrekent. Of je zet vooral hoogopgeleide profielen in op een opdracht, wat een schijnbaar abnormaal hoge prijs kan verantwoorden.

3. de originaliteit van de door de inschrijver aangeboden werken, producten of diensten;

4. de eventuele ontvangst van rechtmatig toegekende overheidssteun door de inschrijver.

Schrijf dus niet gewoon “Wij hanteren een winstmarge van 5% bovenop de prijs van onze onderaannemer.” Verwijs ook niet naar “onze berekening en inschatting”, of bv. “de doelmatigheid van je dienstverlening” zonder deze verder te verduidelijken, te concretiseren en te becijferen.

Verwijs daarentegen steeds naar concrete cijfers, je gekozen oplossingen, uitzonderlijke gunstige omstandigheden die enkel voor jou gelden. Een goede prijsverantwoording geeft inzicht in de samenstelling van de eenheidsprijzen (prijsopbouw) en/of de totaalprijs die concreet werd opgemaakt voor deze opdracht, zodat de aanbestedende overheid kan nagaan of de kosten redelijk zijn ingeschat.

Ook hulp nodig bij het opstellen van jouw prijsverantwoording?

Neem vandaag nog contact op via info@minro-legal.be

MINRO Legal is een adviesbureau gespecialiseerd in overheidsopdrachten. We richten ons op ondernemers en aanbesteders die nieuw zijn in de materie of die willen optimaliseren. We streven ernaar praktische oplossingen te bieden die succes bevorderen, met concreet advies dat onmiddellijk rendeert. Bij ons kan je terecht voor to-the-point advies en persoonlijke begeleiding.