In België vormen KMO’s maar liefst 99,8% van alle ondernemingen, en toch zijn zij steeds terughoudender om deel te nemen aan overheidsopdrachten. Administratieve rompslomp, gebrek aan informatie en kennis, en de complexiteit van de procedures zijn slechts enkele obstakels waar KMO’s tegenaan lopen.

In deze blogpost duiken we dieper in de meest recente wijzigingen in de wetgeving die bedoeld zijn om deze problemen aan te pakken en de toegang tot overheidsopdrachten voor KMO’s te verbeteren.

Het is geen verrassing dat wetgeving rond overheidsopdrachten voortdurend in beweging is. In 2023 werden al verschillende maatregelen genomen om de toegang tot overheidsopdrachten voor KMO’s te verbeteren. Onder andere de Wet van 8 februari 2023 en het KB van 13 augustus 2023 zorgden voor extra transparantie, terwijl het KB van 4 september 2023 de borgtochtregeling versoepelde. Deze veranderingen werden eerder al besproken in onze blogpost (https://govly.be/blogs/regelgeving-overheidsopdrachten-belangrijke-wijzigingen-voor-kmos )

De belangrijkste zaken om te onthouden herhalen we nog even:

• Verplicht gebruik van het e-procurement platform voor onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking en verplichte aankondiging van gegunde opdrachten onder de Europese drempel(sinds 1 september 2023)
• Versoepeling van de borgtochtregeling (sinds 1 november 2023)
• Elektronisch factureren ook verplicht voor beperkte opdrachten, vanaf 3.000 euro (vanaf 1 maart 2024)

Net voor het einde van 2023 werden er opnieuw wijzigingen doorgevoerd, vastgelegd in de wet van 22 december 2023. Hieronder lijsten we op wat deze wijzigingen concreet inhouden:

• Verplichte voorschotregeling: vanaf 1 januari 2024 moeten voorschotten worden verstrekt voor opdrachten gegund aan KMO’s.

Het principe van “betaling voor verstrekte en aanvaarde prestaties” wordt afgezwakt. Aanbesteders hebben nu steeds de mogelijkheid om voorschotten toe te kennen als zij dit zo voorzien in de opdrachtdocumenten.

Daarnaast is de betaling van een voorschot verplicht in heel specifieke gevallen. Zo moeten aanbesteders die een administratieve overheid zijn (bv. Belgische Staat, Gemeenschappen en lokale overheidsinstanties, bepaalde overheidsbedrijven, etc.) een voorschot betalen als hun opdrachtnemer een KMO is wanneer de opdracht werd gegund via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omwille van het goed te keuren bedrag van de opdracht die zich onder de drempel van 143.000 EUR bevindt of na een eerste vruchteloze (niet-)openbare procedure of wanneer er producten worden aangekocht die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd.

Er is sprake van een KMO in geval van ondernemingen waar minder dan 250 personen werkzaam zijn en waarvan de jaaromzet maximaal 50 miljoen EUR bedraagt of het jaarlijks balanstotaal maximaal 43 miljoen EUR bedraagt.

Het bedrag van het voorschot wordt vastgelegd aan de hand van een “referentiewaarde”, berekend volgens de wijze vastgelegd in de wet. Behoudens specifieke uitzonderingen is het maximale bedrag van het voorschot 20 % van de voormelde referentiewaarde met een absoluut maximum van 225.000 EUR.

• Verplichte biedvergoeding: vanaf 1 februari 2024 moeten aanbesteders in bepaalde gevallen een biedvergoeding betalen aan inschrijvers

Voortaan zijn aanbesteders verplicht om een biedvergoeding te betalen wanneer zij monsters, maquettes, prototypes, tekeningen, andere grafische ontwerpen of enig ander ontwerp in de domeinen van de plastische kunsten, de muzikale kunsten, de cinematografische kunsten of de podiumkunsten moeten indienen bij hun offerte. Denk bijvoorbeeld aan maquettes in het kader van architectuuropdrachten.

Opgelet: deze verplichting geldt niet wanneer er gebruik wordt gemaakt van een openbare procedure of een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking of voorafgaande oproep tot mededinging. Ook kan de aanbesteder in de opdrachtdocumenten bepalen dat geen of slechts een verminderde biedvergoeding wordt toegekend aan de inschrijvers die een substantieel onregelmatige of onaanvaardbare offerte hebben ingediend.

Aanbesteders bepalen zelf de hoogte van de vergoeding, maar moeten hierbij natuurlijk rekening houden met het proportionaliteitsbeginsel.

Goed om te weten is dat wanneer een gunningsprocedure wordt stopgezet, de biedvergoeding eveneens moet betaald worden door de aanbesteders.

Hoe deze verplichting in de praktijk zal worden toegepast, zal nog moeten blijken.

• Individuele plaats in het klassement: vanaf 1 juni 2024 moeten aanbesteders aan inschrijvers hun plek in het klassement kenbaar maken bij openbare of niet-openbare procedures onder de Europese drempel, wanneer prijs het enige gunningscriterium is.

Let op. Dit klassement kent geen rechten toe aan inschrijvers en kan nog wijzigen tijdens de evaluatie van de offertes (bv. onregelmatigheden, abnormale prijzen). Deze informatie mag ook niet meegedeeld worden aan andere kandidaten, deelnemers of inschrijvers, noch aan derden, zoals bv. onderaannemers.

 Wat betekent dit nu voor jou?

Hoewel voormelde wijzigingen zeker positief zijn voor KMO’s, is het nog steeds essentieel om de opdrachtdocumenten zorgvuldig te analyseren en te begrijpen wat er van je wordt verwacht en welke de voorwaarden zijn.

Dus, terwijl de wetgeving evolueert en nieuwe kansen biedt, is het van cruciaal belang voor KMO’s om op de hoogte te blijven en zich aan te passen aan deze veranderingen om succesvol te blijven in de wereld van overheidsopdrachten.

Als je meer wilt weten over hoe deze veranderingen jouw bedrijf kunnen beïnvloeden, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze partner, Yasmine D’hanis van MINRO Legal via info@minro-legal.be.