Wanneer een opdracht bekend moet worden gemaakt, dient de aanbesteder selectiecriteria te voorzien. Hiermee bepaalt ze welke ondernemingen een offerte kunnen indienen. Voor de eigenlijke inhoud van een offerte ter sprake komt, wordt immers eerst de selectie uitgevoerd. Slechts de ondernemingen die de gepaste financiële draagkracht hebben, technisch bekwaam zijn of voldoende personeel in dienst hebben, maken nog kans op gunning. Geen wonder dus dat geïnteresseerde ondernemingen bij nazicht van een bestek eerst de selectiecriteria nakijken, en pas daarna de andere elementen. Selectiecriteria zijn namelijk de eerste horde die ze moeten nemen.

Criteria moeten – zo zegt de wet het toch – verband houden met en in verhouding staat tot het voorwerp van de opdracht. Wie een leverancier van bureaustoelen zoekt, vraagt een bedrijf niet om vier hoogtewerkers te bezitten, dat lijkt wel logisch.

Toch lijkt het in de praktijk niet zo eenvoudig. Aanbesteders leggen de lat soms bijzonder hoog, of vragen weinig relevante documenten. Goedbedoelde selectiecriteria groeien zo uit tot echte hinderpalen, die de mededinging al te sterk beperken en een normale marktwerking verhinderen. Kleine en middelgrote ondernemingen vallen uit de boot en een gebrek aan concurrentie zorgt voor (te) hoge prijzen.

Neem nu – uit het leven gegrepen – de aanbesteder die een alumni-website wil laten ontwikkelen en onderhouden. Deelnemen is mogelijk voor zij die al software leveren aan ten minste drie klanten met alumnirelaties van ten minste tienduizend geregistreerde leden. Hoeveel bedrijven zouden kunnen voldoen aan zo’n hoge en specifieke selectie-eis?

Of wat gezegd van een groot overheidsbedrijf dat een raamovereenkomst voor de levering en herstelling van autobanden in de markt plaatst. Geïnteresseerde ondernemingen dienen hun economische en financiële draagkracht voor te leggen met een zogenaamde D&B-evaluatie. Slechts als de ratio’s op een rapport afgeleverd door Dun&Bradstreet gunstig zijn, maken kandidaten enige kans op selectie. Snelle opzoeking leert dat het rapport in kwestie – dat omzeggens nooit wordt gevraagd en allicht dus maar één keer kan gebruikt worden – zo’n 275 euro kost. Een geïnteresseerde onderneming dient dus geld neer te leggen voor het laten opstellen van een rapport, zonder zeker zijn dat de cijfers op dat rapport zullen volstaan voor het louter mogen deelnemen aan een overheidsopdracht…

Selectiecriteria zijn verplicht, en ze hebben zeker hun waarde. Maar de juiste aanwending is belangrijk. Daarom enkele tips voor aanbesteders:

• In de beperking toont zich de meester. Vraag wat nodig is. Niet minder, maar zeker niet meer. Het is niet verplicht om voor elk onderdeel (financiële draagkracht, geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen en technische beroepsbekwaamheid) een apart criterium uit te werken.
• Vraag jezelf waarom. Waarom is het nodig dat die drie referenties bij een ‘publiekrechtelijke’ onderneming zijn opgebouwd? Wat gaat een bankverklaring mij vertellen? En waarom vraag ik die gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting met zeven senior profielen?
• Schat de risico’s in: waartoe leidt een gebrekkige uitvoering? Staat de ‘continuïteit van de openbare dienst’ op het spel als die nieuwe papierversnipperaar niet goed werkt?
• Zoek alternatieven: correcte toepassing van gunningscriteria en de juiste technische specificaties brengen je al een heel eind op weg…
• Vraag niet wat je niet begrijpt: Wat is de voorlegging van boekhoudkundige ratio’s waard als je geen jaarrekening kan lezen?
• Neem een nieuw blad. Stop met het oeverloos kopiëren van opdrachtdocumenten. Als je doet wat je altijd deed, krijg je weer wat je altijd kreeg. Namelijk twee offertes, van die twee grote multinationals die je al kent…
• Verander eens van rol: Speel even voor ondernemer om de hoek en lees je eigen bestek. Zou je deelnemen? Waarom niet? Wat kan er beter?

De komst van het nieuwe platform, gecombineerd met het verplichte gebruik ervan bij relatief kleine onderhandelingsprocedures, is een nieuwe drempel voor ondernemers. Die drempel komt bovenop de eerder ingevoerde plicht tot e-invoicing en andere hinderpalen zoals het Uniform Europees Aanbestedingsformulier of de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deadlines zijn strak en een goede ondernemer heeft het druk: stel de administratieve lasten in vraag, en maak deelnemen niet moeilijker dan het nu al is.

Succes!

Met zijn eenmanszaak Igrec biedt Yannick Ottoy opleiding en advies over overheidsopdrachten. Hij tracht ondernemers en overheden bij elkaar te brengen, verbetert bestekken of leest offertes na. Dat alles gebaseerd op tien jaar praktische ervaring. Meer weten? Mail info@igrec.be