Onder het begrip “plaatsing” wordt begrepen de fase voorafgaand aan de sluiting van de overheidsopdracht en dus de uitvoering van de uiteindelijke opdracht door de aannemer, de leverancier of de dienstverlener.

In grote lijnen begint de plaatsingsfase met de marktverkenning, waarbij de aanbestedende overheid informatie inwint over de beschikbare oplossingen en de prijzen.

Deze informatie leidt vervolgens tot het opmaken van de opdrachtdocumenten, meestal in de vorm van een bestek. In het kader van plaatsingsprocedures in 2 fases kan de aanbestedende overheid in een eerste fase ook een selectieleidraad opmaken als onderdeel van de opdrachtdocumenten. Deze opdrachtdocumenten worden, naargelang de plaatsingsprocedure, ofwel bekendgemaakt ofwel rechtstreeks verstuurd naar potentiële opdrachtnemers met een uitnodiging om een offerte in te dienen.

In een tweefasige procedure zal de aanbestedende overheid eerst aanvragen tot deelnemingen, ook wel kandidaturen genoemd, ontvangen. Op basis van deze kandidaturen selecteert de aanbesteder de kandidaten die vervolgens in een tweede fase een offerte zullen indienen. De aanbesteder neemt in dat kader een gemotiveerde selectiebeslissing.

In een eenfasige procedure ontvangt de aanbestedende overheid onmiddellijk offertes. Daarbij controleert de aanbesteder het bestaan van uitsluitingsgronden, het voldoen aan de selectiecriteria, de regelmatigheid van de offertes en de prijs en eventueel de kwaliteit van het inhoudelijke voorstel op basis van de gunningscriteria.

Op basis van de gunningscriteria maakt de aanbesteder ten slotte een rangschikking op. In beginsel krijgt de eerst gerangschikte vervolgens de opdracht toegewezen.

De toewijzing van de opdracht gebeurt door middel van een gemotiveerde gunningsbeslissing. Bij een Europese opdracht zal de aanbesteder een wachttermijn van 15 dagen moeten respecteren. In dat geval moet de aanbesteder de afloop van deze periode afwachten alvorens de opdracht te sluiten. Ligt geen Europese opdracht voor, dan kan de aanbesteder op hetzelfde moment van de gunning de opdracht sluiten. In dat laatste geval kan de aanbesteder wel op vrijwillige basis een wachttermijn van 15 dagen toepassen alvorens tot sluiting van de opdracht over te gaan.