Je kent het wel. Nog snel, snel een offerte indienen voor een opdracht die gepubliceerd werd, met een indieningsdatum vlak voor het bouwverlof. Sommige collega’s zijn al in verlof, bepaalde documenten aanleveren lukt niet meer zo short notice. Resultaat: onder tijdsdruk dien je een offerte in die eigenlijk niet volledig beantwoordt aan de vereisten gesteld in de bestekdocumenten.

Bij het deelnemen aan overheidsopdrachten is het belangrijk om je onmiddellijk te vergewissen van de termijnen voor het indienen van offertes. Deze termijnen zijn vastgesteld om een eerlijke en transparante procedure te waarborgen. Echter, soms kunnen de termijnen te kort zijn en kunnen ondernemingen problemen ondervinden bij het tijdig indienen van hun offertes. In deze blogpost krijg je enkele concrete tips die jij kunt toepassen als je ondervindt dat de termijnen te kort zijn.

Bij overheidsopdrachten worden termijnen voor het indienen van offertes vaak strikt gehanteerd. Hoewel er in de wetgeving minimumtermijnen zijn opgenomen, kan de aanbesteder ervoor kiezen zelf een termijn te bepalen. De indieningstermijn wordt vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten en dient te worden gerespecteerd om de gelijke behandeling van alle potentiële inschrijvers te waarborgen. Het niet naleven van de termijnen leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure.

Als aanbesteder is het belangrijk dat je een voldoende ruime indieningstermijn bepaalt. De minimumtermijnen zijn vaak erg kort en worden soms zelfs ingekort indien er sprake is van urgentie. Rekening houdend met de complexiteit van de opdracht en de voorbereidingstijd voor een offerte, bepaal je dus een realistische timing. Je wilt immers kwalitatieve en regelmatige offertes ontvangen.

Wat kan je als onderneming doen als de termijnen te kort zijn?

1. Analyseer de situatie: Controleer de aanbestedingsdocumenten om ervoor te zorgen dat de termijnen correct zijn geformuleerd en er geen misverstanden zijn. Als er twijfels of vragen zijn, neem dan schriftelijk contact op met de aanbesteder voor verduidelijking.
2. Informeer de aanbesteder: Als de termijnen onredelijk kort lijken, communiceer dit dan direct en schriftelijk met de aanbestedende dienst. Leg duidelijk uit waarom de termijnen te kort lijken en vraag om een verlenging van de indieningstermijn.
3. Werk samen met andere partijen: Als meerdere ondernemingen dezelfde uitdagingen ondervinden, overweeg dan om gezamenlijk een verzoek om verlenging in te dienen. Een collectieve inspanning kan sterker zijn en meer kans maken op succes.
4. Overweeg alternatieven: Als alle pogingen om een verlenging te krijgen niet succesvol zijn, is het belangrijk om alternatieve opties te overwegen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je ervoor kiest om niet deel te nemen aan die specifieke aanbesteding en je aandacht te richten op andere kansen.
5. Denk na over het automatiseren van je offerteproces: Het gebruik van templates en sjablonen kan je helpen om efficiënt en snel te reageren op aanbestedingskansen. Het automatiseren van je offerteproces en het optimaliseren van de teamwerking kunnen ook bijdragen aan een snellere en meer gestroomlijnde respons op korte termijnen.

Wanneer de termijnen voor het indienen van offertes te krap lijken, is het dus belangrijk om proactief en strategisch te handelen. Analyseer de situatie en communiceer.

Indien je hierover meer informatie wenst, kan je altijd contact opnemen met onze partner Minro Legal via info@minro-legal.be.

MINRO Legal is een legal consultancy bedrijf gespecialiseerd in advies rond overheidsopdrachten. We richten ons op ondernemers en aanbesteders die nieuw zijn in de materie of die willen optimaliseren. We streven ernaar praktische oplossingen te bieden die succes bevorderen, met concreet advies dat onmiddellijk rendeert.