1. Een raamovereenkomst is bedoeld om – via een beroep op de mededinging – een algemeen kader vast te leggen voor een bepaalde type van werken, leveringen of diensten, waarop de aanbestedende overheid regelmatig een beroep wenst te doen (bijvoorbeeld onderhoudswerken aan gebouwen of wegen). Het voorwerp van de opdracht en de prijzen worden vastgelegd en vervolgens besteld via individuele opdrachten gedurende de looptijd van de overeenkomst.
De duur van een raamovereenkomst, alsook van de opdrachten die erop gebaseerd zijn, is beperkt tot vier jaar, behoudens in uitzonderlijke en behoorlijk gemotiveerde gevallen, met name op grond van het voorwerp van de raamovereenkomst.
In de praktijk wordt een raamovereenkomst soms ook “clientèle-overeenkomst” of “bestellingsopdracht” genoemd.

2. Een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten, voor zover zij de hiertoe door deze wet voorziene procedures toepast.

De raamovereenkomst kan gesloten worden door één aanbestedende overheid ter voldoening van haar eigen behoeften (bijvoorbeeld: een gemeente met het oog op het laten uitvoeren van herstellingswerken aan wegenis op verschillende plaatsen van haar grondgebied), of door een aanbestedende overheid die optreedt als aankoopcentrale voor diverse aanbestedende overheden (bijvoorbeeld: het gewest voor rekening van de gemeenten die tot haar grondgebied behoren).

3. Een raamovereenkomst kan gesloten worden met één of met meerdere deelnemers.

Als er een raamovereenkomst met één enkele ondernemer wordt gesloten, worden de op die raamovereenkomst gebaseerde opdrachten gegund volgens de in de raamovereenkomst gestelde voorwaarden.
Voor de gunning van dergelijke opdrachten kunnen de aanbestedende overheden de ondernemer die partij is bij de raamovereenkomst, schriftelijk raadplegen en hem, indien nodig, verzoeken zijn offerte aan te vullen (art. 43, § 4, WOO 2016).

Hierbij dient wel de aandacht gevestigd op artikel 43, § 2, eerste lid, WOO 2016, welke bepaalt dat op het ogenblik van de gunning van opdrachten die gebaseerd zijn op een raamovereenkomst, de reeds in de raamovereenkomst vastgelegde voorwaarden niet wezenlijk mogen worden gewijzigd, met name indien de raamovereenkomst met één enkele ondernemer is gesloten.

De raamovereenkomst kan ook gesloten worden met meerdere deelnemers, en dit heeft een aantal voordelen, onder meer :
– de mogelijkheid om de deelnemers voor elke afzonderlijke opdracht opnieuw in mededinging te stellen en aldus een beter op de behoeften afgestemde offerte te bekomen;
– de mogelijkheid om de diverse opdrachten onder de deelnemers te verdelen – volgens de in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst bepaalde voorwaarden – naargelang de complexiteit van de opdrachten en de prijsvoorwaarden, alsook de specialisatie en beschikbaarheid van de deelnemers.

4. De prijzen kunnen op de klassieke manier worden opgegeven door de inschrijvers zelf of in de vorm van een “stockaanbesteding”, waarbij men als volgt te werk gaat: de eenheidsprijzen worden door de aanbestedende overheid zelf opgegeven, waarbij de inschrijvers enkel nog een verhogings- of verminderingspercentage moeten opgeven ten opzichte van de voorziene eenheidsprijzen. De opdracht wordt toegewezen aan de inschrijver die het voor de aanbestedende overheid voordeligste percentage opgeeft. Deze manier van aanbesteden wordt bijvoorbeeld gebruikt voor herstellings- en onderhoudswerken aan wegen of gebouwen, die gedurende een bepaalde periode door de opdrachtnemer op afroep worden uitgevoerd.

5. Opdrachten die gebaseerd zijn op een raamovereenkomst kunnen alleen worden geplaatst tussen enerzijds een aanbestedende overheid of aanbestedende overheden die duidelijk is aangewezen in de oproep tot mededinging of in de uitnodiging tot bevestiging van de belangstelling en anderzijds een of meerdere ondernemers die partij zijn bij de gesloten raamovereenkomst (art. 43, § 1, WOO 2016).

Raamovereenkomsten mogen niet worden gebruikt door aanbestedende overheden die daar zelf niet in worden vermeld. Daarom moet van meet af aan duidelijk worden aangegeven welke aanbestedende overheden partij zijn bij een specifieke raamovereenkomst, hetzij door vermelding bij naam of met andere middelen, zoals een verwijzing naar een bepaalde categorie aanbestedende overheden binnen een duidelijk afgebakend geografisch gebied, zodat de betrokken aanbestedende overheden ondubbelzinnig en gemakkelijk aan te duiden zijn.

Aan de voorwaarde, volgens dewelke de opdrachtdocumenten moeten verwijzen naar een bepaalde categorie aanbestedende overheden binnen een duidelijk afgebakend geografisch gebied, is voldaan, wanneer in de selectieleidraad en het bestek, de sites en de instellingen worden vermeld, waar de goederen moeten worden geleverd, en op voorwaarde dat al die overheden vallen onder het opdrachtgevend bestuur (provincie Limburg) en afdoende kunnen worden geïdentificeerd (RvS, nr. 241.768, 12 juni 2018, NV Ricoh Belgium, randnr. 7.2.2.).

Het is voldoende dat een bijlage bij de raamovereenkomst vermeldt dat de gemeenten van het Waals gewest behoren tot de betrokken aanbestedende overheden (RvS, nr. 266.210, 26 maart 2026, SA Pluxee, VIII.2.B.2.).

Het Hof van Justitie (2 juni 2016, zaak C-410/14, Falk Pharma) oordeelde dat een systeem, waarbij belangstellende ondernemers gedurende de gehele looptijd kunnen blijven toetreden tot het systeem, en niet beperkt is tot een voorafgaande periode waarin de ondernemingen hun belangstelling moeten laten blijken bij de betrokken openbare instelling, niet beantwoordt aan de voorwaarden van een raamovereenkomst. Overeenkomstig artikel 32, lid 2, tweede alinea, van richtlijn 2004/18 (thans art. 33, lid 2, richtlijn 2014/24) kunnen opdrachten die gebaseerd zijn op een raamovereenkomst immers slechts worden gegund aan ondernemers die oorspronkelijk bij deze raamovereenkomst partij waren.

In een later arrest bevestigt het Hof van Justitie (19 december 2018, Autorita Garante della Concorrenza e del Mercato en Coopservice Soc. Coop. ARL, zaak C-216/17, punten 55-56) dat een aanbestedende dienst mag aansluiten bij een bestaande raamovereenkomst, zolang de mogelijke toetreding van deze aanbestedende dienst voorafgaand aan het sluiten van de raamovereenkomst op transparante wijze wordt bekendgemaakt. Het volstaat dat vanaf de datum van ondertekening van de raamovereenkomst blijkt dat een toetredende dienst eventueel gebruik kan maken van deze overeenkomst, doordat hij in de aanbestedingsdocumenten duidelijk als zodanig is aangewezen middels een uitdrukkelijke vermelding die zowel de toetredende aanbestedende dienst zelf als iedere geïnteresseerde ondernemer in kennis stelt van deze mogelijkheid. Deze vermelding kan opgenomen zijn in de raamovereenkomst zelf of in een ander document, zoals een uitbreidingsclausule in het bestek, voor zover is voldaan aan de vereisten van bekendmaking en rechtszekerheid, en dus ook van transparantie.

Op basis van dit arrest oordeelde de Raad van State (RvS, nr. 249.203, 11 december 2020, SRL Assistance et Gestion Environnementale, V.2.) dat – wanneer de opdrachtdocumenten bepaalde categorieën vermelden ten behoeve van wie de raamovereenkomst door een aankoopcentrale wordt gesloten, zoals een categorie aanbestedende overheden (gemeenten) in een duidelijk geografisch afgebakende zone – het niet vereist is dat de overeenkomsten ter aansluiting aan een aankoopcentrale geschieden vóór de sluiting van de raamovereenkomst. Het is vooral van belang dat de betrokken aanbestedende overheden kunnen geïdentificeerd worden en dat de datum kan nagegaan worden vanaf dewelke zij het recht verkrijgen beroep te doen op de raamovereenkomst, die werd gesloten door de aankoopcentrale.

Bij arrest nr. 266.210 van 26 maart 2026 oordeelde de Raad dat het volstaat dat een aanbestedende overheid kan geïdentificeerd worden als een van de begunstigden van de raamovereenkomst. De stelling dat de raamovereenkomst de datum zou moeten vermelden, vanaf dewelke de aanbestedende overheden het recht verkrijgen aan te sluiten bij de gesloten raamovereenkomst, is exclusief gebaseerd op de 60e voorafgaande overweging, die samen met de richtlijn 2014/24/EU werd gepubliceerd en die ook werd overgenomen door de parlementaire werkzaamheden van de wet van 17 juni 2016 (Parl. Doc., Kamer, zitting 2015-2016, n° 1541/001, p. 88), maar deze regel werd niet opgenomen in de tekst van de richtlijn zelf. Bij gebreke van enige tekst in die zin, kan een aanbestedende overheid niet verweten worden te zijn toegetreden tot een raamovereenkomst, die geen enkele datum vermeldt vanaf wanneer zij kon toetreden.

6. Het bovenvermeld arrest van19 december 2018 van het Hof van Justitie vestigt er ook de aandacht op dat de aanbestedende dienst die oorspronkelijk partij is bij de raamovereenkomst, de totale hoeveelheid en/of het maximum bedrag van de diensten waarop de raamovereenkomst betrekking heeft, duidelijk moet vermelden. Deze verplichting om in de overeenkomst de hoeveelheid en het bedrag van de daaronder vallende diensten te specificeren, is bedoeld om een oneigenlijk gebruik van raamovereenkomsten te vermijden, en te voorkomen dat de mededinging wordt gehinderd, beperkt of vervalst. Het Hof (17 juni 2021, zaak C-23/20, Simonsen & Weel) bevestigt dat bij het bereiken van die maximumhoeveelheid en/of -waarde, de raamovereenkomst geen verder effect meer sorteert en niet langer mag dienen om bestellingen te plaatsen.

Een advies van de Commissie Overheidsopdrachten (19 november 2021, www.publicprocurement.be.) verwijst naar deze rechtspraak, maar wijst er niettemin op dat bepaalde wijzigingen van de raamovereenkomst mogelijk blijven op grond van de bepalingen in verband met de mogelijkheid tot wijziging van een opdracht tijdens de uitvoering ervan (art. 37 en volgende K.B. 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten), en dat deze kunnen leiden tot een overschrijding van de maximumhoeveelheid en/of -waarde.

Een omzendbrief van 28 juni 2022 van de FOD Beleid en Ondersteuning (B.S. 3 oktober 2022) beveelt de federale overheidsdiensten aan de nodige bepalingen op te nemen in de opdrachtdocumenten die de gevolgen van het bereiken van deze maximale waarde of hoeveelheid regelen door bv. een verkorte opzegtermijn in te stellen of een automatisch einde van de looptijd van de raamovereenkomst te bedingen. Wijzigingen aan het plafond van de maximale waarde of de maximale hoeveelheid zijn hoe dan ook slechts mogelijk onder de naleving van de voorschriften van de artikelen 37 tot en met 38/19 van het KB Uitvoering. Ook na het verstrijken van de looptijd van de raamovereenkomst kunnen geen specifieke opdrachten meer op basis van de raamovereenkomst worden gegund, zelfs al werd de maximale hoeveelheid of de maximale waarde van de raamovereenkomst nog niet bereikt.

W. Abbeloos
Of Counsel Tender Law