Het indienen van een offerte vraagt zeer veel inspanning van een ondernemer. Naast het technische luik en de opmaak van de prijs, moeten ondernemers heel wat administratieve zaken aanleveren. Denk maar aan een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in het kader van Europese opdrachten, het offerteformulier, de inventaris, eventueel documenten inzake de GDPR, jaarrekeningen, omzetverklaringen, referenties, uittreksels uit het strafregister, etc. Het gebeurt dus vaak dat ondernemers documenten vergeten in te dienen. In het beste geval kan je het document nog opvragen, met mogelijke vertraging van de gunning en de sluiting tot gevolg. In het slechtste geval moet je de ondernemer uitsluiten omdat zijn offerte door het ontbrekende document substantieel onregelmatig is. In dat geval loop je het risico dat een ondernemer met een uitstekende offerte moet worden geweerd. Om dergelijke situaties te vermijden, help je de ondernemer best een handje door een duidelijke, gedetailleerde lijst op te nemen in het bestek met alle documenten die een ondernemer voor de specifieke opdracht moet aanleveren. In die lijst kan je vervolgens de echt belangrijke documenten accentueren zodat de aandacht van de ondernemer maximaal op deze documenten wordt gevestigd. Zo verklein je het risico op substantieel onregelmatige offertes. Door zo te werken, wint de ondernemer bij het voorbereiden van zijn offerte cruciale tijd. Tijd die hij kan steken in het opmaken van zijn beste voorstel. Op die manier kan een beter bestek zorgen voor betere offertes!