Elke overheidsopdracht is uniek. Dat is niet alleen zo op het vlak van het voorwerp van de opdracht, maar ook voor wat betreft de wijze waarop de offerte moet worden ingediend. Zo moet je steeds goed nagaan welke documenten de aanbesteder precies verwacht terug te vinden in jouw offerte. Daarnaast is het ook van belang dat je goed nagaat in welke structuur je de documenten moet aanleveren. In vele bestekken zal je namelijk een clausule terugvinden met als titel “Vorm en inhoud van de offerte”, of iets gelijkaardigs. Vaak zal je daar terugvinden welke bestanden je moet aanleveren en hoe. Zo kan het voorvallen dat het offerteformulier de bestandsnaam “A_[NAAMINSCHRIJVER]_Offerteformulier” moet krijgen en de inventaris “B_[NAAMINSCHRIJVER]_Inventaris”. Andere mogelijkheden zijn legio. Het is raadzaam om als inschrijver deze structuur goed te volgen. Maar los daarvan is het ook steeds aangewezen het de aanbesteder zo eenvoudig mogelijk te maken. Hoe sneller en makkelijker hij informatie kan terugvinden, hoe beter je offerte uit de verf komt.