Oorspronkelijk gepubliceerd door B.V.L, Govly.
Na Knokke-Heist maakt ook Blankenberge zich op voor een nieuwe concessieronde voor de uitbating van haar strandzones in de periode 2027-2035. De stad lanceerde eind juni een concessieprocedure voor de exploitatie van haar strandzones voor de periode 2027-2035. Daarmee bevestigt zich een ruimere tendens: steeds meer kustgemeenten organiseren de uitbating van hun stranden via competitieve concessieprocedures.
Wie denkt dat zo’n procedure louter neerkomt op het uitbrengen van het hoogste bod, vergist zich. Achter het openbare opbod gaat een uitgebreid economisch, operationeel en juridisch traject schuil, waarbij een grondige voorbereiding minstens even belangrijk is als de uiteindelijke biedprijs.
Govly vroeg een analyse aan Stijn Maeyaert, advocaat, en Yannick Ottoy, senior advisor bij Tender Law. Vanuit de kantoren in Brussel, Brugge en Antwerpen begeleiden zij zowel overheden als ondernemingen bij concessieprocedures en andere publieke contracten. De praktijk beschikt daarbij over ruime ervaring met het opstellen van concessiedocumenten, de begeleiding van kandidaten en concessionarissen en het voeren van procedures voor de Raad van State, onder meer binnen de toeristische sector.
Volgens Yannick Ottoy is het belangrijk dat ondernemers eerst begrijpen hoe de procedure precies verloopt. “Een procedure bestaat uit verschillende fases. Eerst volgt een selectiefase, waarbij de aanbesteder de betrouwbaarheid van kandidaten onderzoekt, en nakijkt wie aan de selectiecriteria voldoet. Vervolgens komt de gunningsfase, waarbij het eigenlijke bod ter sprake komt. Pas daarna volgt het openbaar opbod, waarbij inschrijvers hun bod stapsgewijs kunnen verhogen. Na dit alles wordt de concessie toegewezen aan de hoogste regelmatige bieder.”
Dat onderscheid is volgens Ottoy belangrijk. “Veel ondernemers kijken spontaan naar het opbod. In werkelijkheid wordt een groot deel van het werk al voordien verricht. Een sterke kandidatuur, een degelijk businessplan en een goed inzicht in de exploitatie zijn vaak bepalend voor het verdere verloop van de procedure.”
Meer dan enkel het hoogste bod
Dat verklaart volgens Stijn Maeyaert waarom de biedprijs slechts één onderdeel van het verhaal vormt. “De biedprijs is uiteraard belangrijk, maar daaraan gaat een uitgebreide selectieprocedure vooraf. Kandidaten moeten aantonen dat zij over voldoende financiële draagkracht beschikken, relevante ervaring hebben en de exploitatie gedurende negen jaar op een kwalitatieve manier kunnen organiseren. Wie uitsluitend naar het opbod kijkt, onderschat vaak de voorbereiding die eraan voorafgaat.”
Een doordachte biedstrategie
Volgens Ottoy begint een succesvolle kandidatuur ruim vóór de eigenlijke biedingsfase. “Ondernemers doen er goed aan vooraf hun investeringen, exploitatiekosten, personeelsbehoeften en verwachte rendabiliteit grondig door te rekenen. Minstens even belangrijk is dat men vooraf zijn eigen economische grens bepaalt. Tijdens een openbaar opbod kan de dynamiek groot zijn. Wie zich laat meeslepen, riskeert uiteindelijk meer te betalen dan economisch verantwoord is. Dit terwijl het exploitatierisico voor de opdrachtnemer is; het lokaal bestuur zal niet instaan voor de geleden verliezen of in een compensatie voorzien bij een slechte zomer.”
Concessies zijn flexibel, maar niet vrijblijvend
Hoewel concessies juridisch verschillen van klassieke overheidsopdrachten, betekent dit volgens Maeyaert niet dat de overheid over een onbeperkte vrijheid beschikt. “Ook hier gelden fundamentele beginselen zoals transparantie, gelijke behandeling en diverse beginselen van behoorlijk bestuur. In de praktijk lijken de procedurele spelregels daardoor vaak sterker op een klassieke aanbesteding dan veel ondernemers denken. Zoals in vele aanbestedings- en concessieprocedures voorziet het lastenboek bijvoorbeeld in de mogelijkheid om bepaalde ontbrekende documenten te regulariseren, uiteraard met eerbiediging van het gelijkheidsbeginsel.”
Maak gebruik van de vragenronde
Het lastenboek voorziet uitdrukkelijk de mogelijkheid om vragen te stellen. Volgens Maeyaert wordt dat belang nog te vaak onderschat. “Wanneer een bepaling voor interpretatie vatbaar is, kan het aangewezen zijn daarover tijdig een vraag te stellen. Dat voorkomt discussies achteraf en zorgt ervoor dat alle geïnteresseerden van dezelfde uitgangspunten vertrekken.” Maeyaert wijst wel op een praktisch aandachtspunt. “Het lastenboek bepaalt dat antwoorden op vragen van algemene strekking aan alle geïnteresseerden worden meegedeeld. Dat is logisch vanuit het transparantiebeginsel. Alleen rijst de vraag hoe men dat vóór de indiening van de kandidaturen praktisch zal organiseren, nu men geen gebruik lijkt te maken van een forum van e-Procurement en de stad op dat ogenblik nog niet noodzakelijk weet wie alle potentiële kandidaten zijn.”
Een procedure blijft een laatste redmiddel
Volgens Maeyaert is een procedure nooit een doel op zich. “Wij zeggen wel eens dat advocaten de eerste rechters van een dossier zijn. Vooraleer wij een procedure adviseren, bekijken wij eerst zeer kritisch de slaagkansen. Niet elk discussiepunt rechtvaardigt immers een procedure.”
Wanneer een ondernemer toch ernstige bezwaren heeft tegen een gunningsbeslissing, speelt snelheid volgens hem een cruciale rol. “Wie de concessie uiteindelijk zelf nog wil kunnen uitvoeren, zal doorgaans vooral gebaat zijn bij een tijdige schorsingsprocedure. Een vernietiging achteraf biedt vaak geen afdoende oplossing wanneer de overeenkomst ondertussen reeds is gesloten. De standstill-termijn verdient daarom bijzondere aandacht.”
“Hopelijk is een procedure uiteraard nooit nodig. Het openbare karakter van het opbod draagt net bij tot een transparante besluitvorming. Maar wie meent dat er toch een juridisch probleem bestaat, wacht best niet te lang.”
Voorbereiding loont
Volgens beide experten zal de concurrentie voor strandconcessies de komende jaren alleen maar toenemen. De opportuniteiten zijn groot, maar hetzelfde geldt voor de verwachtingen van de overheid. Ondernemers die zich tijdig voorbereiden, hun exploitatie realistisch doorrekenen en de procedure zorgvuldig volgen, vergroten niet alleen hun kans op gunning, maar ook op een succesvolle exploitatie gedurende de volledige concessieperiode.
